Huishoudelijk reglement Fietsersbond vzw
1. Leden
1.1. Toegetreden leden
§ 1. Iedere natuurlijke persoon kan lid worden van de Fietsersbond.
§ 2. De lidmaatschapsbijdrage is 23 EUR voor een individueel lidmaatschap en 30 EUR voor
een gezinslidmaatschap (beslissing AV 15/11/2008). Voorstellen tot uitzondering dienen
voorgelegd aan het algemeen secretariaat en/of de RvB. Het bedrag dient gestort te
worden op rekening BE34 7895 8364 6590 (BIC: GKCCBEBB) t.n.v. Fietsersbond, Oude
Graanmarkt 63, 1000 Brussel.
§ 3. De leden ontvangen een lidkaart met een uniek lidnummer en minimaal 1 maal per
kwartaal een Nieuwsbrief.
§ 4. Leden die in een afdelingsgebied wonen zijn automatisch lid van de plaatselijke afdeling.
Op vraag van het lid kan de afdeling gewijzigd worden. Elk lid kan slechts van één afdeling
lid zijn.
1.2. Voordelen van lidmaatschap
§ 1. Alle leden kunnen genieten van de voordelen die aan het lidmaatschap verbonden zijn.
1.3. Onverenigbaarheid
Een bestuursfunctie op gelijk welk niveau van de Fietsersbond vzw of zijn afdelingen, of een
statuut als effectief lid zijn onverenigbaar met een politiek mandaat. Bestuursfuncties van
afdelingen zijn de voorzitter, de secretaris, de penningmeester en woordvoerder zoals
vermeld in het inhoudelijk verslag op het einde van het jaar.
Tijdens sperperiode in verkiezingstijd kunnen personen die op een kieslijst staan niet
optreden als woordvoerder van een afdeling. Ze kunnen in die periode eveneens geen
andere bestuursfunctie uitoefenen binnen een afdeling.
1.4. Ledenbestand
§ 1. Van elk lid wordt bijgehouden: naam, straat, huisnummer, postnummer, gemeente, soort
lidmaatschap (individueel of gezin), afdeling waartoe men behoort. Bijkomende informatie
kan worden opgenomen in het bestand: telefoonnummer, faxnummer, GSM-nummer, e-
mailadres, geboortedata, samenstelling gezin, lidmaatschap van afdeling of werkgroep,
abonnement Vogelvrije Fietser Fietsersbond Nederland, bereid om acties te doen, enz.
§ 2. De wet van 8 december 1992 ter bescherming van de persoonlijke levenssfeer, laat leden
toe om na te gaan welke informatie omtrent hun persoon in het geautomatiseerd
ledenbestand van de Fietsersbond is opgenomen. De opgenomen gegevens kunnen gratis
en schriftelijk opgevraagd worden. De aanvraag - voorzien van datum en handtekening -
moet vergezeld zijn van een kopie van de identiteitskaart (voor- en achterkant). De
opgenomen gegevens kunnen steeds op vraag aangevuld of verbeterd worden.
§ 3. Het ledenbestand wordt gebruikt om de Nieuwsbrief te versturen en om leden op de
hoogte te houden van de activiteiten van de Fietsersbond. Het ledenbestand kan door de
Fietsersbond eveneens worden gebruikt in het kader van een door de Fietsersbond opgezet
onderzoek dat bijdraagt tot een betere werking van de organisatie.
§ 4. Het ledenbestand is niet uitleenbaar, tenzij de raad van bestuur anders beslist. Op vraag
van derden en alleen voor acties die bijdragen tot de doelstellingen van de Fietsersbond
zoals voorzien in art. 3 en art. 4 van de statuten, kunnen onze leden worden aangeschreven
door de Fietsersbond. De organisator, op wiens vraag onze leden worden aangeschreven,
stelt hiertoe het promotiemateriaal ter beschikking en betaalt de port- en handlingskosten.
In dit promotiemateriaal moet steeds duidelijk aangegeven zijn wie de organisator van het
gebeuren is. De raad van bestuur kan, ten uitzonderlijke titel en voor zover de
omstandigheden het absoluut vereisen, een adressenlijst ter beschikking stellen, teneinde
de organisator toe te laten de mailing zelf te verzorgen.
§ 5. Het ledenbestand mag in geen enkel geval aangewend worden voor politieke
doeleinden of voor commerciële acties, tenzij voor acties bedoeld in art. 4 van de statuten.
§ 6. De plaatselijke afdelingen kunnen beschikken over de gegevens - eventueel in
geïnformatiseerde vorm - van de leden die tot die plaatselijke afdeling behoren. Voor deze
gegevens gelden eveneens de in paragrafen 1 tot en met 5 voornoemde regels.
2. Algemene Vergadering
2.1. Stemprocedure
§ 1. Er wordt gestemd bij middel van de daartoe voorziene stemkaarten.
§ 2. Op uitdrukkelijke vraag van een effectief lid verloopt de stemming geheim.
3. Lokale en regionale afdelingen
3.1 Oprichting en werking
§ 1. Een lokale afdeling is actief in een gebied dat een bestuurlijke eenheid is. Dat kan zijn:
een gemeente, stad, of een district. Een regionale afdeling kan ook een groter
aaneensluitend gebied omvatten dat uit verschillende bestuurlijke eenheden bestaat.
Verschillende bestaande en aan elkaar grenzende afdelingen kunnen samen opgaan in één
nieuwe regionale afdeling.
§ 2. De oprichting van een afdeling kan gebeuren op twee wijzen:
- op initiatief van minstens drie toegetreden leden van de Fietsersbond vzw die wonen of
verblijven in de betrokken gemeente(n).
- op initiatief van de algemene vergadering of de raad van bestuur. Alle nieuwe afdelingen
worden erkend door de algemene vergadering.
§ 3. De raad van bestuur geeft alle mogelijke ondersteuning en bemiddelt, indien nodig, voor
het oprichten van lokale of regionale afdelingen.
§ 4. Op de oprichtingsvergadering worden alle leden uitgenodigd die wonen in de gemeente
of gemeenten van de op te richten afdeling.
§ 5. Er wordt uit de leden een bestuur verkozen.
uit een voorzitter, een secretaris, een penningmeester en een woordvoerder. Enkel het
woordvoerderschap kan gecumuleerd worden met een van de andere functies.
§ 6. Het werkingsgebied wordt afgebakend. De afdeling draagt verplicht de naam:
"Fietsersbond + district / gemeente /stad / regio/". Indien het werkingsgebied van
afdelingen elkaar gedeeltelijk overlapt, houden de verschillende afdelingen nauw contact
en spreken duidelijk elkaars bevoegdheden en werkingsterrein af. De Fietsersbond wordt
hierover geïnformeerd.
§ 7. Een plaatselijke afdeling is een feitelijke vereniging.
§ 8. Een uittreksel uit het verslag van de oprichtingsvergadering wordt via gewoon schrijven
gericht aan de raad van bestuur, p/a secretariaat van de Fietsersbond.
§ 9. De raad van bestuur neemt akte van de oprichtingsvergadering, en brengt hierover
verslag uit op de eerstvolgende algemene vergadering. De algemene vergadering beslist
over de erkenning als plaatselijke of regionale afdeling van de Fietsersbond.
§ 10. De afdeling draagt de perso(o)n(en) voor als kandidaat effectief lid van de Fietsersbond
vzw.
§ 11. De afdeling aanvaardt de statuten en het huishoudelijk reglement van de Fietsersbond
en volgt de beleidslijnen van de algemene vergadering en de beslissingen van de raad van
bestuur.
§ 12. De afdeling gaat in naam van de Fietsersbond geen verbintenissen aan die de
Fietsersbond binden zonder voorafgaand overleg met de raad van bestuur en expliciete
goedkeuring hiervan door de raad van bestuur of de algemene vergadering, zoals de wet of
de statuten het vereisen.
§ 13. De afdelingen worden aangemoedigd contact op te nemen met groepen of
verenigingen die op hun grondgebied initiatieven voor de fiets ondernemen.De afdeling
brengt de raad van bestuur voorafgaand op de hoogte over alle samenwerkingsverbanden
met verenigingen van politieke, ideologische of filosofische aard, indien dit risico's zou
kunnen inhouden voor de ongebondenheid van de Fietsersbond (cfr. art. 5 van de statuten).
§ 14. Een afdeling laat een bestuurder of een vertegenwoordiger van de raad van bestuur
toe op zijn vergaderingen.
§ 15. De afdeling gebruikt het logo van de Fietsersbond. Elke publicatie, brief of organisatie
van activiteiten door de afdeling moet herkenbaar zijn als uitgaande van de Fietsersbond.
Zij maakt in haar nieuwsbrieven, tijdschriften en briefwisseling steeds melding van het logo
en maakt steeds melding van de website van de Fietsersbond.
§ 16. De afdeling maakt de mogelijkheid om lid te worden van de Fietsersbond ruim bekend
door opname in haar publicaties van de lidmaatschapsbijdrage en het rekeningnummer
waarop deze bijdrage dient gestort.
§ 17. Een afdeling houdt een jaarlijkse algemene vergadering waarop alle leden die wonen
in de gemeente(n) uitgenodigd zijn.§ 18. Jaarlijks wordt een inhoudelijk verslag en een
financieel verslag opgemaakt verzonden naar het secretariaat. Het secretariaat wordt op de
hoogte gebracht van de activiteiten van de afdelingen. De afdelingen bezorgen daartoe
verslagen, tijdschriften en andere publicaties aan het secretariaat of brengen het
secretariaat op de hoogte van het verschijnen daarvan.
3.2. Voordracht effectieve leden
Elke afdeling kan één of meerdere effectieve leden voordragen (cfr. art. 8.9 van de statuten).
Het maximaal aantal voor te dragen effectieve leden wordt bepaald in functie van haar
omvang volgens de hierna beschreven criteria:
afdelingen met een ledenaantal </= 100 : 2 leden
afdelingen met een ledenaantal > 100 en </= 250 : 3 leden
6/11
afdelingen met een ledenaantal > 250 en </= 500 : 4 leden
afdelingen met een ledenaantal > 500 en </= 1000 : 5 leden
afdelingen met een ledenaantal > 1000 : 1 lid per nieuw begonnen
duizendtal
De oprichters van de Fietsersbond vzw zijn reeds effectief lid, en worden niet meegeteld bij
het bepalen van het aantal door de afdeling voor te dragen effectieve leden.
3.3. Financiën
§ 1. De afdeling staat zelf in voor haar activiteiten (organiseren van acties, redactie en
verzending van tijdschriften,…).
§ 2. De Fietsersbond kan de werking van een afdeling financieel ondersteunen (voor acties,
uitgave van een tijdschrift, … ).
§ 3. Afdelingen hebben slechts recht op deze financiële ondersteuning als ze zich duidelijk
als afdeling van de Fietsersbond vzw manifesteren.
Zij nemen systematisch deel aan campagnes en projecten van Fietsersbond vzw. Wanneer
niet aan deze voorwaarde wordt voldaan, kan elke financiële tegemoetkoming geweigerd
of teruggevorderd worden.
§ 4. De afdeling zal zelf de nodige inspanningen doen om lokale sponsoring en/of
subsidiëring te verkrijgen.
3.4. Financiële tegemoetkomingen van de afdelingen
§ 1. De Fietsersbond voorziet in zijn begroting een post voor de financiële tegemoetkoming
van de afdelingen.
§ 2. Een afdeling kan een financiële tegemoetkoming slechts ontvangen indien zij haar
jaarverslag heeft bezorgd aan het secretariaat van de Fietsersbond, overeenkomstig de
termijn opgelegd door het secretariaat. In haar jaarverslag, duidt de afdeling de activiteiten
die het georganiseerd heeft in het voorafgaande jaar. De afdeling houdt de nodige
bewijsstukken ter beschikking.
Afdelingen die een eigen bankrekening beheren, moeten tevens een financieel verslag
bezorgen.
§ 3. De financiële tegemoetkoming bestaat uit twee onscheidbare delen.
Het eerste deel wordt berekend in functie van het aantal leden. Een afdeling ontvangt € 1
per lid per jaar. Hiervoor komen enkel de betaalde lidmaatschappen binnen de bestuurlijke
eenheid (of eenheden zoals beschreven in artikel 3.1 §1) in aanmerking.
Het tweede deel wordt berekend op basis van de activiteitsgraad van het voorafgaande jaar
van de afdeling. De activiteitsgraad wordt gemeten aan de hand van het jaarverslag en meer
bepaald, 3 parameters:
• Activiteiten
• Lobbying
• Communicatie
Onder “activiteiten”, verstaat men (niet limitatieve opsomming):
• Activiteiten op initiatief van de afdeling: organisatie van een infomoment voor
publiek, opzetten van eigen actie, actie in samenwerking met andere
verenigingen/organisatie, organisatie van vorming/educatie, deelname aan een
vorming/activiteit van een andere verenigingen/organisatie, organisatie van
inspraak/enquête, enz.
• Activiteiten op initiatief van het algemeen secretariaat: deelname aan de algemene
vergadering, aan een opleiding, een nationale actie, aan actieve ledenwerving,
samenwerking met andere afdelingen, enz.
Onder “lobbying” verstaat men (niet limitatieve opsomming):
• Zetelen in raden en/of commissies, politieke contacten of ambtelijke contacten, enz.
Onder “communicatie” verstaat men (niet limitatieve opsomming):
• Schriftelijk: afdelingsnieuwsbrief op papier, affiche, folder of flyer, persbericht,
publicatie in v.b. stadskrant/gemeenteblad, enz.
• Digitaal: digitale nieuwsbrief, regelmatig gebruik van website, Facebook of Twitter
(of andere sociale media), enz.
Iedere activiteit levert punten op met een maximum van 10 punten per parameter. Aan de
hand van het gezamenlijke eindresultaat van alle afdeling die in aanmerking komen voor een
financiële tegemoetkoming overeenkomstig §2, wordt er een verdeelsleutel berekend.
Het bedrag voorzien in de begroting van de Fietsersbond voor de tegemoetkoming van de
afdelingen, verminderd met het eerste deel van de tegemoetkoming (1€ per lid), wordt aan
de hand van de verdeelsleutel verdeeld over de afdelingen die in aanmerking komen.
§ 4. Als een afdeling uitdrukkelijk te kennen geeft dat ze afziet van haar financiële
tegemoetkoming, wordt haar bedrag herverdeeld onder de andere afdelingen.
§ 5. Een afdeling kan haar tegemoetkoming tot 2 kalenderjaren na de toekenning opvragen.
§ 6. Elke nieuwe afdeling, opgericht in overeenstemming met het huishoudelijk reglement
én erkend door de algemene vergadering, kan voor het kalenderjaar waarin ze werd
opgericht 250 € startgeld ontvangen om de kosten van de opstart te vergoeden.
In het kalenderjaar volgend op het jaar waarin de afdeling werd opgericht, kan deze
bijgepast worden tot 250 € indien de financiële tegemoetkoming berekend op basis van het
aantal leden en de activiteitsgraad minder dan 250 € bedraagt.
De startgelden vormen een aparte post in de begroting, los van de financiële
tegemoetkoming van de bestaande afdelingen.
§ 7. Een afdelingen kan een bijkomende financiële tegemoetkoming krijgen in het kader
van bijzondere projecten en/of campagnes van de Fietsersbond. Deze tegemoetkoming
wordt per project en/of campagne vastgesteld en is afhankelijk van de beschikbare
financiële middelen.
3.5. Ontbinding
Een afdeling houdt op te bestaan:
1. Als ze zichzelf ontbindt.
2. Indien er minder dan 3 bestuursleden zijn.
3. Als de erkenning wordt ingetrokken door de algemene vergadering, na voorafgaande
beraadslaging van een delegatie van de betrokken afdeling met de raad van bestuur. De
erkenning wordt ingetrokken op basis van gemotiveerde argumenten, in het bijzonder bij
het berokkenen van schade aan de belangen van de Fietsersbond vzw.
3.6. Beleidsopvolging en –beïnvloeding.
§ 1. Overleg, discussie en samenwerking met betrekking of met het oog op
beleidsbeslissingen van bovenlokaal niveau, inzonderheid van provinciaal, regionaal,
federaal en internationaal niveau zijn voorbehouden aan de algemene werking van de
Fietsersbond vzw.
§ 2. Overleg, discussie en samenwerking met betrekking of met het oog op
beleidsbeslissingen van lokaal niveau, zijn voorbehouden aan de afdeling.
§ 3. Interferentie en overlappingen inzake concrete dossiers noodzaken voorafgaandelijk
overleg en consensus tussen de algemene werking en de afdeling(en).
4. Werkgroepen
4.1. Structurele werkgroepen
§ 1. De algemene vergadering kan werkgroepen erkennen. Deze werkgroepen behandelen
een deelgebied van de doelstellingen van de Fietsersbond vzw, zoals omschreven in art. 3
van de statuten.
§ 2. De raad van bestuur stelt een omschrijving voor van hun werkingsgebied.
§ 3. Het aantal werkgroepen dat de algemene vergadering kan oprichten is onbeperkt.
§ 4. Elke werkgroep heeft een voorzitter en een verslaggever. De verslagen worden
overgemaakt aan de raad van bestuur (p/a secretariaat).
§ 5. Een penningmeester is noodzakelijk indien de werkgroep zelf financiën beheert.
4.2. Ad hoc werkgroepen
§ 1. De raad van bestuur kan in afwachting van erkenning door de algemene vergadering en
indien de noodzaak zich stelt, ad hoc werkgroepen oprichten en opheffen.
§ 2. De raad van bestuur brengt hierover verslag uit op de eerstvolgende algemene
vergadering.
4.3. Fietsplatforms
De Algemene Vergadering kan Fietsplatforms erkennen. Een fietsplatform is actief op het
niveau van de provincie of het gewest en wordt gevormd door leden en
afdelingsvertegenwoordigers van de betreffende provincie of gewest. Een fietsplatform
kan ook worden gevormd in samenwerking met andere ledenorganisaties van fietsers. De
fietsplatforms bespreken inhoudelijke thema’s of dossiers die betrekking hebben op hun
actiegebied. De fietsplatforms kunnen ook actie voeren in hun actiegebied en ze kunnen
andere organisaties uitnodigen op de vergaderingen.
Elk fietsplatform heeft een voorzitter. De verslagen worden overgemaakt aan het algemeen
secretariaat. Een penningmeester is noodzakelijk indien het fietsplatform zelf financies
beheert.
Het secretariaat wordt op de hoogte gebracht van de activiteiten van het fietsplatform.
5. Algemeen Secretariaat
§ 1. De hoofdzetel van de Fietsersbond is gevestigd te Oude Graanmarkt 63, 1000 Brussel.
§ 2. De Fietsersbond vzw kan personen tewerkstellen.
§ 3. Deze werknemers handelen in het belang van de vereniging.§ 4. De werknemers zijn o.a.
bevoegd voor de dagelijkse werking van de vereniging, het organiseren van activiteiten en
evenementen, de uitgifte van publicaties, onderzoek en opdrachten, ondersteuning van
afdelingen en werkgroepen, externe vertegenwoordiging van de vereniging.
6. Relatie afdeling/werkgroep/fietsplatform - algemeen secretariaat
De relatie tussen afdeling, werkgroep of fietsplatform enerzijds en het algemeen
secretariaat anderzijds getuigt van wederzijds respect en begrip, in het bijzonder met
betrekking tot de beperkingen van beide partijen op het gebied van tijd en energie.
7. Samenwerkingsverbanden
§ 1. De Fietsersbond kan samenwerkingsverbanden afsluiten met derden.
§ 2. Elke overeenkomst moet zo worden opgesteld dat de Fietsersbond een aanvaardbare
controle behoudt over de activiteiten en de publieke optredens die naar aanleiding van deze
overeenkomst gebeuren.
§ 3. Een overeenkomst mag de onafhankelijkheid van de Fietsersbond niet in het gedrang
brengen, noch de Fietsersbond voor onbepaalde tijd op structurele wijze binden, tenzij de
algemene vergadering er voorafgaand expliciet mee akkoord gaat.
§ 4. In elke overeenkomst wordt aangegeven dat deze wordt afgesloten met het oog op de
verdere verwezenlijking van de doelstellingen van de Fietsersbond.
8. Publicaties
8.1. Nieuwsbrief
§ 1. De Nieuwsbrief van de Fietsersbond wordt aan alle leden toegestuurd en is een
driemaandelijkse uitgave.
§ 2. De Nieuwsbrief houdt de leden op de hoogte van de activiteiten in en rond de
Fietsersbond.
§ 3. Indien een plaatselijke afdeling een afdelingstijdschrift uitgeeft, wordt dit automatisch
bezorgd aan de leden die in dit afdelingsgebied wonen.
§ 4. Verenigingen, instellingen of administraties en gemeenten betalen voor de ontvangst
van de Nieuwsbrief het door de Fietsersbond vastgestelde bedrag.
8.2. Digitale nieuwsbrief
§ 1. Elk lid dat dit wenst te ontvangen, kan zich inschrijven op de digitale nieuwsbrief. Op
eenvoudige aanvraag kan de ontvanger tevens duidelijk maken dat hij de digitale
nieuwsbrief niet langer wenst te ontvangen.
§ 2. Via de digitale nieuwsbrief worden de leden die zich actief willen inzetten binnen de
Fietsersbond, op de hoogte gehouden van campagnes, projecten en standpunten.
§ 3. De digitale nieuwsbrief is ook toegankelijk voor derden niet-leden.
9. Varia
9.1. Bestanden
In het kader van acties zoals deelnemerswedstijden, kunnen gegevens verzameld worden
van niet-leden. Aan de deelnemers zal steeds duidelijk gemaakt worden waarvoor de
gegevens gebruikt zullen worden.
9.2. Sponsoring
§ 1. De Fietsersbond vzw en de afdelingen kunnen zich laten sponsoren.
9.3. Streven naar kwaliteit
Zowel in de beleidsadvisering als bij het voeren van (grootschalige) campagnes en kleinere
doelgroepgerichte acties staat het streven naar kwaliteit voorop.
10. Betwisting en interpretatie
Bij betwisting en in afwachting van de eerstvolgende algemene vergadering, beslist de raad
van bestuur over de interpretatie van dit reglement.
11. Goedkeuring en inwerkingtreding
Dit Huishoudelijk Reglement werd goedgekeurd door de algemene vergadering te Brussel
op 25/03/2017 en treedt onmiddellijk in werking.
